04.2010 Hinweise zur Personalaktenführung

In letzter Zeit gab es immer wieder Irritationen im Zusammenhang mit der Führung von Personalakten, insbesondere, welche Unterlagen in welchen Akten zu führen sind. Geregelt wird die Personalaktenführung durch die §§ 88 bis 95 NBG, das Datenschutzgesetz (NDSG), den § 50 BeamtStG sowie weitere Verwaltungsvorschriften. Obwohl der Erlass über die Führung von Nebenakten außer Kraft gesetzt ist, darf er als Arbeitshilfe genutzt werden. Bei der Personalaktenführung ist grundsätzlich zwischen Personal- und Nebenakten zu unterscheiden. Die Personalakten sind von der Landesschulbehörde, die Nebenakten von den Schulen zu führen und aufzubewahren. Inhalte der Nebenakten haben sich grundsätzlich als Doppel oder Original in den Grundakten wiederzufinden. Nur einige der grundsätzlich zulässigen Inhalte der Personalakte seien hier beispielhaft aufgelistet:

• Personalbogen
• Nachweise über Vor-, Aus- und Fortbildungen, Prüfungszeugnisse und Befähigungsnachweise
• Gesundheitszeugnisse, ärztliche Gutachten zur gesundheitlichen Eignung
• Nachweis zur Schwerbehinderteneigenschaft
• Verfügung über die Übertragung von Dienstposten
• Verfügungen über Umsetzung, Abordnung, Versetzung, Zuweisung
• Eingaben und Gesuche der Beamten in persönlichen Angelegenheiten

Gesundheitszeugnisse, Gutachten über amtsärztliche Untersuchungen und Krankmeldungen werden in einer Teilakte Erkrankungen geführt. Der Zugriff auf diese Daten ist nur gestattet, sofern eine Personalangelegenheit die Einsichtnahme erfordert. Nebenakten in den Schulen dürfen persönliche Angaben enthalten. Dazu zählen auch Schwerbehinderung, Teilzeitbeschäftigung, Mutterschutz etc. Hinzu kommen Laufbahndaten, Zusatzqualifikationen, Fächerkombinationen, Rechtsstatus, Besoldungs- und Vergütungsgruppe und weitere Unterlagen. Besondere Kenntnisse und Erfahrungen, die ein Bediensteter besitzt, dürfen nur mit seinem Einverständnis in die Nebenakte aufgenommen werden. Weitere Inhalte sind Angaben zu Tätigkeiten an der Schule wie Regelstundenzahl, Anrechnungsstunden, Arbeitszeitkonto etc. Nicht in die Nebenakte gehören Daten wie z. B. das Aufstellen von Stunden-, Aufsichts-, Vertretungs- und Prüfungsplänen. Die Führung der Nebenakten obliegt der Schulleitung und auf Weisung auch Mitarbeiter/innen des Schulsekretariats.

Die Personalakte kann in Grundakten und Teil- und Sachakten gegliedert werden. In die Sachakte gehören ausschließlich Unterlagen, die keine Personalaktendaten sind. So können Vorgänge über Störungen in der Zusammenarbeit von Lehrkräften in der Sachakte abgelegt werden, da es sich hierbei nicht um Personalaktendaten handelt.

Jeder Beamte hat ein Einsichtsrecht in seine Personalakte. Dies gilt auch für eine von ihm bevollmächtigte Person und ggf. für Hinterbliebene. Grundsätzlich gilt für Auskünfte aus Personalakten an Dritte, dass sie der Einwilligung des Beamten bedürfen. Daraus folgt auch, dass der Öffentlichkeit im Allgemeinen keine Erkenntnisse und Inhalte aus Personalakten übermittelt werden dürfen, es sei denn, der Betroffene willigt vorher in die Veröffentlichung ein. Dies gilt auch bei Verabschiedungen und Jubiläen. Genauere Angaben können auf der Homepage der GEW-Fraktion des SHPR abgerufen werden.